e-mail, ma le sappiamo scrivere?

e-mail

Nonostante abbia parecchi anni e ci siano tante concorrenti più giovani, la e-mail resta uno dei mezzi di comunicazione più utilizzati negli ambiti lavorativi.

E ora, con quell’ allure un pochino vintage, ha acquisito anche un’eleganza superiore rispetto alle rivali che sono senza dubbio molto più pop.

Suddividerei gli scrittori di e-mail in tre categorie:

. coloro che non hanno mai imparato a farlo;

. coloro che avevano imparato un tempo e ora se ne sono dimenticati;

. coloro che sono veramente capaci.

E visto che la e-mail fa parte dei tuoi biglietti da visita direi di ripassare in questo post i punti fondamentali per entrare tutti a fare parte della terza categoria.

 

Da chi viene inviata la e-mail

Quando ricevi una e-mail, prima di aprirla, guardi subito chi te la ha inviata.
Hai provato a mandare una e-mail a te stesso e verificare che cosa esce? Appaiono il tuo nome e cognome o il nome della tua azienda? Controlla bene ed eventualmente sistema in modo più professionale nelle impostazioni.

L’oggetto della tua e-mail

L’oggetto serve per comprendere il contenuto, deve essere chiaro e semplice.
Non iniziare a scrivere il testo della e-mail nell’oggetto, pratica molto diffusa, ma inopportuna.
 

Passiamo al testo della e-mail

Il saluto iniziale

E’ assolutamente vietato iniziare una e-mail senza un saluto.
Bandita la parola “Salve” che è un misto tra Buongiorno e Ciao poco adatta a una e-mail.
Quindi, a seconda della confidenza che hai con il destinatario, scegli il saluto e dopo passa al contenuto vero e proprio.
Ricorda che se scrivi Buongiorno e basta ottiene un effetto, se invece scrivi Buongiorno seguito dal nome, ne ottiene un altro e solitamente migliore.
Personalmente non amo i titoli in nessun ambito, quindi, a mio parere, un Buongiorno seguito dal nome o eventualmente Buongiorno Signora XX va benissimo, rispetto a un Buongiorno Dottor Dottoressa-Professor-Ingegner, ma valuta caso per caso, sono ancora in tanti ad adorare l’adulazione.
 

La lunghezza  della e-mail

Ricorda che siamo nell’ambito delle comunicazioni di lavoro. Il tempo è prezioso per tutti. Fai in modo che quello da dedicare alla tua e-mail sia il minimo necessario da parte di chi la riceve. Non lo annoiare e ti sarà grato. Inoltre la tua e-mail avrà più possibilità di essere letta per intero.
Il mio consiglio è di scrivere la e-mail e poi di eliminare tutto, ma proprio tutto ciò che non è indispensabile.
Sconsiglio invece le abbreviazioni xò, xché e similari che lascerei agli under 16 su WhatsApp.

 

La grammatica non è una opinione

Quanti strafalcioni leggiamo, anche sulle e-mail. Mentre possiamo essere indulgenti su un erroraccio in un messaggino veloce, magari dando la colpa al T9 (e per fortuna che c’è il T9 a prendersi anche le colpe che non ha) la e-mail non ne dovrebbe contenere affatto. Anche perché ci sono le apposite funzioni che ti evidenziano persino se un accento va nella direzione sbagliata. Usa le funzioni e se hai dubbi su una parola vai a verificare come si scrive. 
 


Tone of voice della e-mail

Essere brevi non significa essere secchi. Anche se sei di corsa non dimenticare di essere gentile. Tieni presente che queste forme di comunicazione si prestano particolarmente a malintesi. Quindi nel dubbio puoi concludere con una emoji, ma che sia una e non venti, mi raccomando 🙂
Logicamente se sei arrabbiato non inviare nessuna e-mail. Ricorda che quando schiacci “invia” non puoi più tornare indietro. 
Evita anche battute e sottintesi, a meno che tu non sia certo che vengano compresi con esattezza.
La gestione dei malintesi farà perdere tanto tempo a entrambi.
Tieni sempre presente che sul web scrivere in maiuscolo significa urlare.
 

Chiarezza su ciò che chiedi

Non dare per scontato che la tua mail venga letta per intero e con la massima attenzione.
Viene letta esattamente come fai tu con quelle che ricevi.
Quindi se richiedi una risposta o una azione cerca di evidenziarlo, sempre con gentilezza e senza effetti speciali, ma in modo chiaro.
Il tuo interlocutore deve capire ciò che gli stai chiedendo e proponendo in modo molto agevole.

 

Il saluto finale

Non deve mai mancare, come quello iniziale.
 

La firma della e-mail

Hai mai ricevuto una e-mail dove la firma occupa più spazio del contenuto?
Va benissimo inserire nella firma il logo, i propri link e l’indirizzo e-mail, per agevolare la risposta, ma direi di non esagerare.
Quello che invece non va affatto bene è mettere prima il cognome e poi il nome. Terribile.
E direi di eliminare anche i titoli, quelli che ho citato prima: Dott. & Co. A meno che non siano fondamentali per fare comprendere una funzione all’interno dell’azienda. Quindi titoli di contenuti, di utilità e non di mera facciata.

 

La e-mail urgente

Non ho mai utilizzato questa funzione.
Pensi che la tua e-mail sia più urgente delle altre? E abbia un contenuto più importante delle altre? Poniti queste domande e rispondi, prima di usare la bandierina rossa.
 cassetta postale

A chi invii la tua e-mail

Ci sono tre possibilità:
A: scrivi qui l’indirizzo e-mail del destinatario;
Cc: quando vuoi inviare la stessa e-mail per conoscenza anche ad altre persone e solo dopo esserti risposto “Sì” alla domanda: “E’ proprio necessario?”, puoi inserire qui gli indirizzi dei destinatari. Tieni presente che TUTTI i destinatari vedono a chi hai mandato l’e-mail e i rispettivi indirizzi;
Ccn: se invece la vuoi indirizzare a un elenco di persone e non desideri che ognuna di loro veda gli indirizzi degli altri, devi inserirli in Ccn. Evidenzio in particolare questo punto, perché quando si riceve una e-mail indirizzata a tante persone e inviata erroneamente utilizzando Cc anziché Ccn è veramente sgradevole, anche perché ci si rende conto che il proprio indirizzo e-mail è stato divulgato senza alcuna autorizzazione. Massima attenzione.
 

Quando inviare una e-mail?

Meglio in orari lavorativi. Ricordati che se invii le tue e-mail di notte non farai la figura del lavoratore più abile, ma del più disorganizzato.


Quando rispondere e quando attendersi le risposte alle e-mail

Direi che a una e-mail ricevuta bisognerebbe rispondere in giornata, mi sembra una buona regola. Se è complessa puoi scrivere che risponderai al più presto.
Conseguentemente per quanto riguarda le tue aspettative di risposta, direi sempre in giornata. Se desideri ottenere una risposta immediata c’è il telefono.

 

Quindi lunga vita alla Signora e-mail e … rispettiamola un po’ di più.

 

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                                                                        Mirna

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5 Comments

  1. Anna Borganti
    • Anna Borganti
  2. Maria Luisa Di Martino

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