La fattura elettronica, il codice destinatario e il QR-Code

codice destinatario

 

La fattura elettronica – Parte seconda

Questo articolo segue il precedente La fattura elettronica – Da cosa incominciare  che consiglio, a chi non lo avesse già fatto, di leggere.

Vediamo di fare un po’ di chiarezza sui primi passi della fatturazione elettronica.

In questi giorni molti di voi stanno ricevendo le richieste dei fornitori di comunicare l’indirizzo al quale dovranno essere inviate le fatture elettroniche.

L’indirizzo può essere alternativamente un codice destinatario formato da sette caratteri alfanumerici, oppure un indirizzo PEC.

Ma per potere comunicare l’indirizzo

È necessario prima scegliere il canale di gestione (invio delle fatture di vendita e ricezione delle fatture di acquisto) delle fatture elettroniche.

Per capirci meglio, se si sceglie di utilizzare il software gratuito della Agenzia delle Entrate, l’indirizzo o canale di ricezione sarà la PEC, mentre se si opta per ARUBA, l’indirizzo o canale di ricezione sarà il codice destinatario fornito da ARUBA.

La richiesta che stanno mandando i fornitori è solamente per aggiornare i loro archivi anagrafici, per mettersi avanti in vista delle emissioni delle fatture elettroniche di gennaio 2019.

Non è obbligatorio rispondere e soprattutto non bisogna farsi prendere dall’ansia di decidere in fretta perché la scelta del canale è importante e va presa dopo attente riflessioni.

Se proprio i fornitori insistono e non si è ancora presa una decisione, è preferibile comunicare loro una PEC, in quanto la scelta che poi verrà inserita sul sito della Agenzia delle Entrate, attraverso la funzione di registrazione nella sezione Fatture e corrispettivi, verrà considerata prioritaria e quindi, a prescindere da quanto comunicato ora ai fornitori, farà fede ciò che si comunicherà al momento della registrazione.

La registrazione della modalità prescelta per la ricezione delle fatture elettroniche

Una volta scelto il canale di ricezione, scelta che necessita di calma e riflessione, in quanto in quel canale transiteranno tutti i dati relativi agli acquisti, si sottoscrive uno specifico accordo di servizio con il gestore, tramite firma digitale, che si conclude con l’attribuzione del codice destinatario.

Il codice destinatario è formato da sette caratteri alfanumerici.

Quando si è in possesso del codice destinatario, sul sito della Agenzia delle Entrate, sezione Fatture e corrispettivi si accede alla funzione “Registrazione della modalità prescelta per la ricezione del file fattura” e si indica e si registra l’indirizzo (codice destinatario) al quale si desidera ricevere le fatture elettroniche di acquisto.

Questa registrazione la può fare anche il commercialista delegato dai propri clienti.

L’indirizzo telematico può essere, in qualsiasi momento, modificato o cancellato dall’utente registrato.

La registrazione è prioritaria 

Il codice destinatario o PEC indicate in sede di registrazione, sono considerati prioritari dal Sistema di Interscambio quando smisterà le fatture e le consegnerà attraverso i vari canali.

Questo significa che se anche al nostro fornitore abbiamo comunicato una PEC per la ricezione delle fatture elettroniche, e quindi il fornitore indica la PEC sulla fattura, ma in sede di registrazione abbiamo scelto un codice destinatario o un’altra PEC, sono questi ultimi a prevalere e il SdI (Sistema di Interscambio) recapiterà le fatture elettroniche secondo quanto registrato a prescindere da quanto indicato in fattura dal nostro fornitore.

Per questa ragione vi dico di non preoccuparvi, ora, di dare una PEC al vostro fornitore, perché la scelta in sede di registrazione prevarrà comunque.

Ha senso inviare ora richieste codice destinatario o PEC ai propri clienti?

Sì, se si ha una anagrafica molto corposa (tanti clienti) e la si vuole avere pronta per gennaio.

Non tanto se la mole di clienti non è vasta.
In questo caso si può attendere ancora un po’ e lasciare il tempo ai clienti di scegliere il loro canale preferito e di registrarlo.

Il codice destinatario e il QR-Code

Attenzione, tra le due diciture ho messo una “e”, non una “o”.

Lo preciso perché credo che molti scambino il codice destinatario con il QR-Code o pensino siano sinonimi.

E invece non è così.

Del codice destinatario ne ho parlato finora, è di fatto un canale/indirizzo di ricezione.

Pensiamo proprio come se fosse una via con un numero civico; lì si decide di ricevere le fatture elettroniche di acquisto.

Il QR-code che si ottiene invece dopo avere fatto la procedura di registrazione è come se fosse un bigliettino da visita che contiene tutti i dati utili al fornitore per emettere fattura. Quindi non solo il codice destinatario, ma anche il nome e cognome, la partita IVA, l’indirizzo, il codice fiscale, ecc.

Per generarlo vi è una apposita chiamata nel sito della Agenzia delle Entrate, sezione Fatture e Corrispettivi, oppure lo si può fare accedendo al proprio cassetto fiscale.
Si ottiene un codice a barre bidimensionale da mostrare al fornitore tramite smartphone, tablet o su carta. Grazie al Qr-Code, il fornitore, al momento della predisposizione della fattura, potrà acquisire in automatico tutti i dati del cliente in modo rapido e senza margine di errori.
Il Qr-Code, può essere generato, su delega del contribuente, anche da un commercialista, può essere salvato in formato pdf e stampato o memorizzato sul proprio telefono cellulare. I dati anagrafici Iva contenuti nel QR-Code sono quelli validi al momento della sua generazione: in caso di modifica del numero di partita Iva o dei dati anagrafici è importante, quindi, distruggere il vecchio QR-Code e generarne uno nuovo.

Quindi, il QR-Code servirà a tutti noi da esibire, per esempio, al ristorante quando vorremo ci venga rilasciata la fattura.
Il ristoratore dotato di un lettore di QR-code ci inserirà molto velocemente tra i suoi clienti.

Ricapitolando

. il codice destinatario (o in alternativa la PEC) rappresentano la scelta effettuata in merito al canale di gestione delle fatture elettroniche e vanno comunicati e registrati nel sito della Agenzia delle Entrate;

. il QR-Code rappresenta tutti i nostri dati anagrafici e fiscali tra cui anche il codice destinatario (o la PEC) da dare ai fornitori per farci inserire nei loro database come clienti e ci viene rilasciato gratuitamente dalla Agenzia delle Entrate.

 

A presto con le prossime puntate dove analizzerò con maggiore precisione la problematica suddivisa per categorie di attività e vi sarà anche un articolo dedicato interamente all’e-commerce.

Spero di essere stata di aiuto.

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